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Politique de confidentialité

Version en date du 2 décembre 2019

Préambule

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, ...).

Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, …, que cela soit sur papier ou informatique. Le responsable de traitement est la personne qui détermine ces finalités de chaque traitement et les moyens pour atteindre ces finalités.

Pour ECORE, 67 Boulevard du Chaudron 97490 Sainte Clotilde, la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par la Société ECORE, en sa qualité de responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.

ECORE se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement de notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.

1. Pourquoi ECORE a-t-elle besoin de collecter vos données ?

Les données qu’ECORE collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes :

Pour les données des clients et prospects :

  • Gérer les cookies,
  • Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, le traitement des factures, la comptabilité, et en particulier la gestion des comptes clients,
  • Gérer les demandes de contact,
  • Gérer la réservation des essais gratuits de véhicule,
  • Gérer les prises de rendez-vous via l’extranet mon-entretien.com,
  • Gérer les ordres de réparation en atelier,
  • La tenue de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires,
  • L’établissement de statistiques financières,
  • Le suivi de la relation client tel que la gestion des réclamations,
  • La réalisation de prospection commerciale et de marketing (envoi de messages publicitaires, jeux-concours, promotion, sondage),
  • La réalisation d’enquête de satisfaction et d’études clients comprenant sondage, statistiques commerciales,
  • La gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition,
  • La gestion des impayés et du contentieux.

Pour ce qui concerne les données des Fournisseurs :

  • La gestion des fichiers fournisseurs : effectuer les opérations administratives liées aux contrats et aux factures, à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs ;
  • Entretenir une documentation sur les fournisseurs.

Pour ce qui concerne les données des candidats :

  • Conservation des CV et lettres de motivation afin de recontacter le candidat en cas de nouvelle offre d’emploi,
  • Évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé.

De façon générale, ECORE ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

2. Quelles sont les données qu’ECORE collecte ?

ECORE collecte différents types de données personnelles vous concernant :

Les données personnelles que vous nous communiquez directement :

  • Lorsque vous remplissez un formulaire de contact,
  • Lorsque vous remplissez une demande de devis,
  • Lorsque vous remplissez une demande d’essai,
  • Lorsque vous demandez un rendez-vous en atelier,
  • Lorsque que vous souhaitez souscrire à un contrat,
  • Lorsque vous contactez le service client pour poser une question, introduire une réclamation,
  • Lorsque vous participez à un jeu-concours, à une enquête, un sondage,
  • Lorsque vous candidatez à une offre d’emploi ou que vous nous adressez votre candidature spontanée (CV, lettre de motivation),
  • De façon générale, lorsque vous échangez avec ECORE de toute autre manière.

La communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, certaines informations, identifiées par un astérisque, nous sont indispensables pour traiter votre demande. Sans ces informations, ECORE ne pourra traiter votre demande.

Les données personnelles qui nous sont communiquées

Dans le cadre de la gestion des candidatures, des cabinets de recrutement ou des agences d’intérim sont susceptibles de transmettre à ECORE des CV et lettres de motivations des candidats.

Les données personnelles que nous collectons automatiquement

Nous collectons automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au site Internet d’ECORE (https://www.hyundai.re) notamment, les informations sur votre navigation. ECORE utilise des cookies et autres technologies de suivi pour collecter des informations vous concernant lorsque vous interagissez avec notre site Internet.

Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter la Politique Cookies.

3. Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?

ECORE collecte vos données personnelles pour les finalités décrites au point 1 de la présente Politique. Dans tous les cas, ECORE collecte vos données, uniquement lorsque leur collecte et leur traitement reposent sur un fondement juridique.

L’exécution des relations contractuelles avec ECORE

Vos données sont nécessaires à l’exécution du contrat auquel vous avez souscrit ou vous souhaitez souscrire. Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat. Tel sera le cas pour :

  • Les opérations relatives à la gestion des clients : contrats, commandes, livraison, facture,
  • Le suivi de la relation client : gestion des réclamations, service après-vente.

En matière de gestion des fichiers fournisseurs, les opérations administratives liées aux contrats, commandes, livraison, factures ont également pour base juridique l’exécution du contrat entre ECORE et le fournisseur concerné.

Le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise ECORE

Certaines de vos données sont traitées par ECORE pour répondre à ses obligations légales, notamment :

  • Répondre à ses obligations légales, notamment aux règles comptables applicables, en matière de gestion des comptes clients mais aussi des comptes fournisseurs,
  • Gérer les demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition,
  • Vérifier l’âge du participant à un jeux concours.

Votre consentement

Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, ECORE peut traiter vos données pour :

  • Vous transmettre des offres commerciales sur ses produits et services,
  • Déposer des cookies dans les conditions décrites dans la Politique Cookies.

À tout moment, vous pouvez revenir sur votre choix et retirer votre consentement, selon les modalités décrites dans la section 5.2 de la présente Politique, sans toutefois remettre en cause la légalité du traitement reposant sur le consentement et mis en œuvre avant le retrait.

Les intérêts légitimes d’ECORE

ECORE pourra traiter vos données personnelles aux fins de poursuite de son intérêt légitime notamment, pour :

  • Réaliser des enquêtes de satisfaction,
  • Sélectionner des clients pour des études, sondages
  • Organiser des jeux-concours,
  • Gérer les précontentieux, contentieux et impayés,
  • L’établissement de statistiques financières et commerciales,
  • Transmettre des offres commerciales aux professionnels sous réserve de leur permettre de s'y opposer préalablement et à tout moment,
  • Sélectionner des fournisseurs,
  • Tenir une documentation sur les fournisseurs,
  • En matière de recrutement, la vérification des compétences professionnelles du candidat au regard du poste à pourvoir ou des postes susceptibles d’être pourvus

4. Combien de temps sont conservées vos données ?

Vos données sont conservées par ECORE pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription.

En matière de données des clients et prospects :

Si vous envoyez une demande (par exemple pour réserver un essai de véhicule, prendre un rendez-vous ou recevoir une brochure commerciale), vos données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée permettant d’atteindre la finalité pour laquelle elles ont été recueillies et, le cas échéant, pendant la durée de conservation fixée par la loi.

Les données vous concernant et qui sont nécessaires à l’exécution d’un contrat sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Après l’exécution du contrat, ECORE pourra être amenée à archiver certaines de vos données pour répondre à des obligations comptables ou fiscales ou à des fins probatoires, en cas de litige ou de réclamation, dans la limite du délai de prescription applicable.

Les données utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent également être conservées par ECORE pour une durée de 3 ans à compter du dernier contact que vous avez eu avec ECORE (si vous êtes client, un achat, une location, la date d’expiration d’une garantie, par exemple ; si vous êtes prospect, un clic sur un lien hypertexte contenu dans un email, une demande de documentation). Au terme de ce délai de trois ans, ECORE prendra contact avec vous afin de savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive et explicite de votre part, vos données seront supprimées ou anonymisées à des fins d’analyses ou d’élaboration de statistiques agrégées.

En cas d'exercice du droit d'accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d'identité peuvent être conservées pendant un délai d’un (1) an. Si vous exercez votre droit d'opposition (cf. article 5) à recevoir de la prospection commerciale, les informations permettant de prendre en compte votre droit d'opposition seront conservées au minimum trois (3) ans à compter de l'exercice de ce droit. Ces données ne seront en aucun cas utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d'opposition seront conservées (par exemple, l'adresse électronique).

Vos données relatives à votre carte bancaire peuvent être conservées par la Société ECORE, aux fins de gestion des réclamations, 13 mois suivants la date de débit ou 15 mois en cas de carte de paiement à débit différé.

Les cookies seront conservés pendant treize mois maximum puis supprimés.

Dans le cadre de l’organisation d’un jeu concours, les données collectées seront conservées pour toute la durée du jeu concours jusqu’à l’attribution des lots gagnés. En matière d’enquête, sondage, étude, test produit, vos données seront conservées le temps de la réalisation de l’enquête, sondage, étude, test produit.

En matière de fichiers Fournisseurs :

Les données à caractère personnel recueillies à l’occasion de la gestion des fichiers fournisseurs sont conservées conformément aux dispositions légales applicables.

En matière de recrutement :

Sauf avis contraire de la part du candidat, ECORE conservera son dossier au maximum pendant 1 an afin de reprendre contact avec lui, si son profil correspond à une offre d’emploi future.

A l’issue de ce délai de 1 an, ses données seront automatiquement détruites, sauf accord formel de sa part. Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO de la Société ECORE (Cf. Art. 5.2 de la présente Politique).

5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

5.1. Vos droits sur vos données

Droit d’accès à vos données

Vous pouvez obtenir la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenu par ECORE.

Droit de rectification de vos données

Vous pouvez obtenir d’ECORE, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.

Droit à l’effacement de vos données

Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à ECORE l'effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par ECORE sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à ECORE de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à ECORE (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées par un organisme pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière, sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif. En cas de traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, vous pouvez vous y opposer, à tout moment (Voir point 5.2 de la présente Politique), tout comme vous pouvez vous opposer à tout moment au dépôt de cookies (cf. Article 10 de la présente Politique).

Droit à la limitation du traitement de vos données

Vous pouvez demander à ECORE de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :

  • Vous contestez l’exactitude des données utilisées par ECORE,
  • Vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
  • En cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement,
  • Vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données

Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement (envoi de nos offres commerciales électroniques, par exemple), vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement (Voir point 5.2 de la présente Politique).
De même, pour retirer votre consentement aux cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies.

Droit de donner des directives post mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant un courrier à notre DPO (Cf. Art. 5.2), mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

5.2. L’exercice de vos droits

Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande à : dpo@gbh.fr ou Société ECORE – A l’attention du DPO - 67 Boulevard du Chaudron 97490 Sainte Clotilde

Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et la société concernée par la demande. La demande doit également être accompagnée d’un justificatif d’identité et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.

ECORE vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.

Si vous estimez, après avoir contacté ECORE, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

5.3. Prospection et publicité ciblée

Dès lors que vous avez accepté de recevoir des offres commerciales de la part d’ECORE, vous pouvez, à tout moment, revenir sur votre choix en par un lien de désinscription en bas du mai ou renvoyant STOP, comme indiqué dans les SMS qui vous sont envoyés. Si vous avez accepté de recevoir des newsletters de la part d’ECORE, vous pourrez à tout moment, manifester votre souhait de ne plus en être destinataire, grâce au lien de désinscription présent dans chacune des lettres d’information.

De manière générale, pour toute question relative à la présente politique de protection des données ou pour toute demande relative à la gestion de vos données personnelles par ECORE, vous pouvez adresser votre demande par email ou par courrier, comme indiqué ci-dessus.

6. Avec qui partageons-nous vos données ?

ECORE est également susceptible de transmettre vos données aux entités suivantes lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre à l’une des finalités visées au point 1 des présentes :

En matière de gestion des fichiers clients et prospects, peuvent avoir accès à vos données ou être destinataires de vos données :

  • Le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
  • Le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...)
  • Le personnel habilité des sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les soustraitants et la Société ECORE fait mention des obligations incombant aux soustraitants en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données (article 28 RGPD) et précise notamment les objectifs de sécurité devant être atteints,
  • Les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.

En matière de gestion des fichiers fournisseurs, vos données peuvent être transmises :

  • Aux personnels chargés du service des achats, des services administratifs et comptables, leurs supérieurs hiérarchiques ainsi que les personnes liées contractuellement à l’entreprise ou à l’organisme pour assurer sa comptabilité,
  • Aux personnes chargées du contrôle (commissaires aux comptes, expertscomptables, service chargé des procédures internes de contrôle)
  • Aux entreprises extérieures liées contractuellement pour l’exécution du contrat,
  • Aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales,
  • Aux auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances,
  • Aux organismes financiers teneurs des comptes mouvementés.

En matière de recrutement, les données des candidats sont uniquement destinées au service RH d’ECORE.

7. Vos données sont-elles transférées hors UE ?

Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés en France. Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles. Dans le cas où ces derniers seraient situés dans un pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne, reconnaissant un niveau de protection équivalent à celui prévu par l’Union Européenne, un contrat-type sera rédigé afin de se conformer au modèle établi par la Commission Européenne.

8. Comment ECORE sécurise-t-elle le traitement vos données ?

ECORE met en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données.

Les infrastructures d’ECORE sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, etc.). L’accès physique et distant aux serveurs hébergeant les données est contrôlé. Des tests d’intrusion sont réalisés, ainsi que des sauvegardes régulières avec des tests de restauration. La sécurité de votre terminal, à partir duquel vous vous connectez à notre Site, relève de votre responsabilité.

Dans le cas où ECORE serait susceptible de faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, elle s’engage à vérifier qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.

En cas de violation de données à caractère personnel, c'est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes :

POUR VOUS, LA VIOLATION DES DONNEES ENGENDRE AUCUN RISQUE UN RISQUE UN RISQUE ELEVE
Documentation interne, dans le « registre des violations » X X X
Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h X X
Nous vous en informons dans les meilleurs délais X

Le « registre des violations » contient les éléments suivants :

  • La nature de la violation ?
  • Les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées,
  • Les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés,
  • Les conséquences probables de la violation,
  • Les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation,
  • Le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.

Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, ECORE n’est pas tenue de vous informer d’une violation dans les cas suivants :

  • Vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n'est pas autorisée à y avoir accès,
  • Des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser
  • Cette communication exige pour la Société ECORE des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.

9. Champs obligatoires

Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services.

10. Privacy by Design/by Default

ECORE s’engage à intégrer la protection des données à caractère personnel dès la conception d’un projet, d’un service ou de tout autre outil lié à la manipulation de données personnelles, notamment la minimisation des données à caractère personnel, la limitation des finalités de la collecte de données, le respect de l’intégrité et de la confidentialité des données, la limitation des durées de conservation.

11. Accountability

Afin de respect de principe d’Accountability, ECORE :

  • Adopte des procédures internes dans le but d’assurer le respect du règlement (charte informatique, charte de protection des données à caractère personnel)
  • Conserve une trace documentaire de tout traitement effectué sous sa responsabilité ou de celle du sous-traitant (tenue du registre des traitements, accords de confidentialité des salariés et des prestataires, politique de sécurité de l’entreprise, procédures de gestion des demandes d’accès, de rectification, d’opposition...),
  • Réalise des analyses d’impact (PIA) pour les traitements présentant des risques particuliers au regard des droits et libertés.

L’objectif est de fournir une documentation riche permettant de démontrer à tout instant le respect des règles relatives à la protection des données.